KPI: os poucos números que o dono precisa olhar toda semana

Muito dono de empresa olha o extrato do banco, vê dinheiro na conta e acha que sabe como o negócio vai. Só que saldo no banco mostra o que já aconteceu. Não mostra se as vendas estão caindo, se o cliente está esperando resposta nem se o caixa dura até o fim do ano.

É para isso que servem os indicadores, também chamados de KPI (a sigla em inglês para "indicador-chave de desempenho"). Neste texto, você vê o que é um KPI, quais são os principais para quem está começando e como acompanhar cada um sem programa caro.

Em resumo: KPI é um número que mostra se uma parte da empresa está andando. Cinco números, olhados toda semana, já valem mais do que vinte olhados de vez em quando.

O que é um KPI

É uma medida em número, ligada a um objetivo da empresa, que ajuda a decidir. Se você quer vender mais, o número de contatos que viram venda é um KPI. Se quer ter caixa, o número de meses que o dinheiro aguenta é outro.

Nem todo número é KPI. A quantidade de curtidas no Instagram é só uma medida. Vira indicador quando mudar o número muda uma decisão sua.

Os cinco para começar

Se você nunca acompanhou número nenhum, comece por estes cinco. Para cada um, a conta e o que ela responde.

1. Caixa e por quantos meses ele aguenta

Como calcular:

meses de fôlego=saldo atualmédia do que sai por mês

O resultado é o número de meses que o dinheiro dura se nada mudar.

O que responde: quanto tempo você tem para consertar um problema. Esse é o número que mais separa o dono tranquilo do dono que acorda de madrugada.

Teste: você sabe, agora, quantos meses o caixa aguenta?

2. Resultado do mês

Como calcular:

resultado do mês=o que entrou − o que saiu

O que responde: se a empresa sobrou ou faltou dinheiro. Olhe junto com o item 1: um mês no vermelho com caixa para seis meses é diferente de um mês no vermelho com caixa para um.

3. Taxa de conversão de vendas

Como calcular:

taxa de conversão=vendas fechadascontatos interessados

Use o mesmo período nos dois números.

O que responde: se o problema está em atrair gente ou em fechar a venda. Chega muito contato e fecha pouco? Olhe a conversa de venda. Chega pouco contato? Olhe de onde eles vêm.

4. Tempo da primeira resposta

Como calcular: do momento em que o contato chega até a primeira resposta de alguém da equipe. Anote por uma semana e tire a média.

O que responde: se o interessado está esfriando na fila. Contato que espera horas tende a procurar outra empresa. Em geral, é o número mais barato de melhorar.

5. Tarefas no prazo

Como calcular:

tarefas no prazo=tarefas concluídas dentro do prazototal de tarefas que venciam no período

O que responde: se a equipe entrega o que combinou. Se esse número cai, olhe se as tarefas estão esperando decisão sua. Isso liga este texto ao de como liderar sem centralizar tudo.

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Os próximos, quando os cinco já estiverem no hábito

• Ticket médio: faturamento dividido pelo número de vendas. Mostra quanto cada cliente deixa, em média, a cada compra.
• Margem: o que sobra de cada venda depois dos custos, dividido pelo valor da venda. Vender mais com margem pequena pode aumentar o trabalho sem aumentar o lucro.
• Inadimplência: o que está vencido e não foi pago, dividido pelo total a receber. Mostra se o seu caixa depende de quem atrasa.
• Custo para conquistar um cliente (CAC): o que você gasta em vendas e marketing dividido pelo número de clientes novos no período. Só vale comparar com quanto o cliente deixa depois.
• Rotatividade da equipe: quantas pessoas saíram no ano dividido pelo número médio de pessoas. Mostra se o time permanece.

Como acompanhar sem complicar

1. Escolha um dia por semana. Meia hora, sempre no mesmo dia.
2. Anote em uma planilha, com uma linha por semana e uma coluna por indicador.
3. Compare com a semana anterior, não com um número ideal. O que importa no começo é a direção: subiu, caiu ou ficou parado.
4. Para cada número que piorou, escreva uma ação. Indicador sem decisão é só enfeite.
5. Reveja a lista a cada três meses. Tire o que não ajudou a decidir.

O CRM da eixo mostra vários desses números sem planilha: o caixa e o tempo que ele aguenta no Fluxo de Caixa, o funil de vendas e a conversão nos Relatórios, o tempo de espera de cada lead e as tarefas atrasadas no Planner.

Erros comuns e limites

Acompanhar número demais é o erro mais comum: o dono se perde e desiste. Outro é comparar com a "média do mercado". Os valores considerados bons mudam de setor para setor e de empresa para empresa, e a eixo não afirma um número de referência. O seu ponto de comparação é a sua própria empresa, mês a mês.